Pernah ngga mengalami memiliki karyawan yang kurang atau tidak jujur dalam masalah keuangan ? Sangat mengesalkan dan menjadi duri dalam daging karena dilain sisi kita perlu akan tenaga dan kemampuannya, tapi disisi yang lain karyawan yang tidak jujur merupakan kegagalan paling prinsip dalam perekrutan karyawan.
Atau mungkin pada saat dipekerjakan karyawan tersebut masih unyu-unyu dan polos tetapi seiring berjalannya waktu banyak godaan-godaan karena banyak kesempatan untuk mengambil yang bukan haknya.
Itu SANGATTT LAH MUNGKIN!!
Menyiasatinya bagaimana ???
Ada beberapa hal utama yang perlu dicermati, yuk dibahas satu-persatu :
Perlu sistem control yang tepat.
Jangan memberikan celah atas ketidak jujuran. Berkomitmenlah, disiplin dan tidak ada kompromi merupakan dasar yang paling prinsip dalam sebuah system untuk berjalan dengan baik, tanpa ketiga faktor utama tersebut sistem hanyalah sekedar sistem. Kalau kata salah satu client saya adalah
"It needs blood, tears, fight and debate to make discipline work well" dan I do agree, totally agree.
Mereview karakter masing-masing karyawan.
Biasanya karyawan yang mulai berlaku tidak jujur terhadap keuangan akan terlihat pada perubahan gaya hidup, cara melakukan pertemanan, cara berkomunikasi dan berinteraksi akan kentara jika kita sensitif melihat perubahan masing-masing karyawan yang dimiliki oleh suatu perusahaan.
Bertindak tegas.
Jika diketahui adanya penyelewengan dana sekecil apapun bersikap tegaslah,
be brave!!! lebih baik Anda bersusah-susah dengan
double job while waiting right candidate comes. Jangan pernah berpikir malas repot dan memberikan
spare waktu untuk melakukan
handover dengan karyawan pengganti, lebih baik
handover dengan Anda sebagai atasan kenapa??
simple jika
handover dilakukan antara pembuat masalah dengan kandidat yang baru bisa saja si pembuat masalah memberikan informasi yang salah atau juga membuat
"down" karyawan yang baru dengan pekerjaan yang akan dikerjakan nantinya. Jadi lebih baik Anda mengakuisisi pekerjaan sementara sampai menemukan kandidat baru.
Ok diatas mungkin hal umum yang memang sudah diketahui, pertanyaan selanjutnya adalah bagaimana cara mengcontrol keuangan di perusahaan forwarder ??? ( kenapa forwarder ya??? karena saya sangat mencintai dunia ini ;) )
Berdasarkan pengalaman saya pribadi kecurangan keuangan terjadi karena adanya kesempatan dan sistem kontrol yang kurang baik.
Hal-hal yang perlu diperhatikan untuk keuangan di perusahaan forwarder adalah :
1. Kasbon untuk handling
Kasbon atau
cash advance atau bon gantung biasanya selain tandatangan pemohon perlu persetujuan atasan sebelum pihak keuangan mengeluarkan dananya, tanpa persetujuan seharusnya pihak keuangan "saklek" untuk tidak
me-release uang handling.
2. Kasbon yang berhubungan dengan carrier.
Kasbon ini biasanya untuk membayar
DO, freight, jaminan
container, admin, late pickup, thc atau biaya-biaya lainnya yang berhubungan dengan pelayaran atau pihak lainnya. Efektifnya untuk kasbon pengeluaran hal ini pemohon harus melakukan realisasi kasbon maksimal 2 hari kerja jika lebih dari itu pihak keuangan harus lebih straight dan tegas untuk meminta pertanggungjawaban atas kasbon karena secara logika untuk apa pemohon menahan laporan, jika belum dibayarkan uang harus dikembalikan ke keuangan apapun alasannya, ingat semakin banyak kompromi semakin banyak memberikan celah atas kelemahan sistem yang sebenarnya sudah baik.
3. Kasbon pembayaran trucking.
Nahhh untuk hal ini sangat teramat perlu di
highlight oleh pihak keuangan, intinya mudah, setiap
vendor trucking seharusnya memberikan tembusan penawaran harga ke pihak keuangan biasanya ada perbedaan harga antara
trucking cash dan
trucking kredit, jika ada kasbon untuk
trucking cash mintakan penawaran harga lalu
compare dengan
vendor trucking lainnya biasakan keuangan harus memiliki tembusan penawaran juga sebagai bentuk
control atas keuangan perusahaan. Jika nilai kasbon tidak sesuai dengan nilai di surat penawaran pihak keuangan harus menanyakan kepada si pemberi persetujuan atas kasbon dan catat alasan atas tidak sesuainya angka yang tertera di kasbon sesuai dengan apa yang diinformasikan oleh pemberi persetujuan. Dan perlu di
highlight realisasi atas kasbon ini juga maksimal 2hari kerja.
4. Kasbon lain-lain
Biasanya kasbon ini yang tidak berhubungan dengan
shipment, tetapi dengan kegiatan operasional perusahaan. Seperti membayar tagihan listrik, telepon, pembelian atk, pembelian lainnya. Untuk kasbon ini maksimal realisasi dalam waktu 1 hari.
5. Penerimaan Cash
Adakalanya
customer akan datang dan membayar
cash, hal ini berkaitan dengan audit piutang, lakukan minimal seminggu atau dua minggu sekali untuk mereview dan mengecek daftar piutang, lakukan pengecekan
randomly dengan menelepon kepada customer langsung dan menanyakan apakah sudah dibayar atau belum. Kebanyakan para manager atau
owner enggan untuk melakukan hal ini tapi percaya saya, ini salah satu kontrol keuangan yang paling
powerful.
6. Lakukan Cash Opname Keuangan Secara Rutin
Cash Opname hal yang sangat penting dalam hal kontrol keuangan. Bisa dilakukan sebulan sekali, 2 minggu sekali atau 3 bulan sekali, lakukan cash opname dengan waktu yang secara acak, cek setiap dokumentasi yang ada, teliti dan tanyakan setiap ada kejanggalan kepada si pemegang uang
petty cash, karena sangat mungkin yang "bermain" bukan team operasional tetapi staff keuangan. Mencegah lebih baik daripada mengobati, kontrol yang baik akan mencerminkan laporan perusahaan yang baik.
Biasanya kebocoran yang terjadi dan tidak terkontrol karena hal-hal yang dianggap remeh atau bisa dikompromikan seperti hal-hal diatas.
Sistem yang baik akan berjalan dengan baik jika SDM-nya mendukung dan berdisplin dalam menerapkan sistem yang ada, sebaik apapun sistem yang sudah dibangun jika personilnya kurang baik maka akan tetap mengalami kebocoran-kebocoran baik besar ataupun bocor halus tapi keliling.
Demikian cara mengkontrol biaya operasional di perusahaan
forwarder dan bisa juga diterapkan diperusahaan yang bergerak dibidang lainnya.
Pengalaman diatas murni berdasarkan pengalaman saya dalam bekerja diberbagai bidang bukan hanya di industri
forwarder saja.
Karena saya hanya ingin agar pengalaman saya menjadi amanah dan bermanfaat bagi semua orang, semoga berkah dan menjadi ladang pahala untuk saya kelak. Aamiin..
Jika pembaca ada tambahan saran atau kritik membangun silahkan tinggalkan pesan di kolom comment dibawah ini.
Semoga tulisan saya bermanfaat, tidak perlu di-share jika memang dianggap tidak penting dan membantu. :)
Untuk yang mau bisnis online dan offline silahkan klik disini
Baca juga :
